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Die Planung eines Events. Von den Grundlagen über die Idee zur Konzeption und Organisation von Nitsche, Simone (eBook)

  • Erscheinungsdatum: 05.11.2014
  • Verlag: GRIN Verlag
eBook (ePUB)
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Die Planung eines Events. Von den Grundlagen über die Idee zur Konzeption und Organisation

Akademische Arbeit aus dem Jahr 2003 im Fachbereich Touristik / Tourismus, Note: 1,3, Hochschule Heilbronn, ehem. Fachhochschule Heilbronn (Tourismusbetriebswirtschaft), Sprache: Deutsch, Abstract: Die folgende Arbeit soll einen Überblick über den Planungsprozess eines Events geben. Hierfür werden zunächst die Grundlagen für die Ausarbeitung eines Events näher beschrieben, also die zugrunde liegende Situationsanalyse, die Zielsetzung unter Berücksichtigung der Zielgruppenbestimmung sowie die Festlegung der Eventstrategie. In einem zweiten Schritt wird dann im Detail auf die Planung der Einzelmaßnahmen eingegangen.

Produktinformationen

    Format: ePUB
    Kopierschutz: AdobeDRM
    Seitenzahl: 59
    Erscheinungsdatum: 05.11.2014
    Sprache: Deutsch
    ISBN: 9783656830900
    Verlag: GRIN Verlag
    Größe: 586kBytes
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Die Planung eines Events. Von den Grundlagen über die Idee zur Konzeption und Organisation

7. Die Planung der Einzelmaßnahmen

Die bisher beschriebenen Stufen bilden den konzeptionellen Rahmen für das eigentliche Event. Ist die Eventstrategie verabschiedet und die Finanzierung des Events in groben Zügen festgelegt, beginnt die Phase der Eventinszenierung. Die Eventinszenierung beinhaltet die Planung eines Events bis zur Realisierung. Die Planung läuft in vier Schritten ab:

Briefing,

Eventidee,

Konzeption des Events,

Organisation des Events.

Dieser Ablauf hat sich bei allen denkbaren Konstellationen bewährt, unabhängig davon, ob in einem Konzern oder bei einem mittelständischen Unternehmen ein Mega- oder Mini-Event geplant wird, ob die Aufgabe im Unternehmen selbst gelöst werden soll oder eine externe Agentur beauftragt oder mit beauftragt wird. [30]

7.1. Briefing

Der erste Schritt zur Realisierung eines Events ist weder spektakulär noch kreativ, denn zuerst müssen die Eckdaten festgelegt werden, d.h. es muss ein Briefingpapier entwickelt werden. Dies gilt auch, wenn ein Event zum x-ten Mal zur gleichen Zeit am gleichen Ort für die gleiche Zielgruppe veranstaltet wird, denn jedes Event ist ein neues Event, mit neuen Risiken und neuen Voraussetzungen. [31] In der Marketingpraxis bedeutet Briefing die i.d.R. schriftliche Auftragserteilung an die am Kommunikationsprozess beteiligten Personen. Briefings sind somit die Voraussetzung für werbliche Arbeiten aller Art. Dabei kann es sich um die Entwicklung ganzer Kampagnen handeln oder um die Planung von Einzelmaßnahmen und Sonderaktionen, wie Events. Die Notwendigkeit eines Briefings basiert auf der Formel Input = Output. Ist der Input schlecht, wird der Output nur per Zufall das gewünschte Ergebnis bringen. Also wird ein schlechtes Briefing auch eine schlechte Konzeption zur Folge haben. Dagegen besteht die reelle Chance, dass ein gutes Briefing auch in einer sinnvollen und den Erwartungshaltungen entsprechenden Konzeption resultiert. [32] Ein vollständiges und durchdachtes Briefing ist somit die Basis für ein stimmiges Konzept. Sind im Briefing Sachverhalte nicht dargestellt, können sie in der Konzeption nicht berücksichtigt werden und fehlen folglich auch im Event. [33]

Folgende Eventinhalte sollten als Mindestanforderung im Briefing enthalten sein:

Zielsetzung des gesamten Events,

Zielgruppe des Events,

Botschaft des Events,

Anlass und Art des Events,

Überlegungen zu Dauer des Events,

Eingrenzung des Eventtermins in Zeiträumen,

Eingrenzung der Eventörtlichkeiten,

Zahl der Teilnehmer,

das zur Verfügung stehende Budget. [34]

Projektverantwortlicher und Ansprechpartner,

Zeitplan zur Realisierung des Events,

Auflistung schon vorhandener Ideen und Materialien sowie

7.2. Eventidee

Von zentraler Bedeutung für den Erfolg der Eventkonzeption ist die Eventidee, auf die ein entsprechendes Marketingkonzept und professionelles Management aufgebaut wird. [35] Hier wird die Grundlage für die Exklusivität und den Erlebnischarakter eines Events gelegt. Das verlangt einerseits viel Einfühlungsvermögen, andererseits handelt es sich bei der Entwicklung der Eventidee in hohem Maße um eine kreative Leistung. Das Event wird ein umso größeres Aufmerksamkeits-, Aktivierungs- und Erinnerungspotenzial bei den Teilnehmern besitzen, je deutlicher sich die Eventidee vo

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