Veranstaltungsorganisation
IHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
Synopsis:
Die Juniversal-Event GmbH gehört seit drei Jahren einem Branchenverband an. Dieser plant für den Nikolaustag im nächsten Jahr (6. Dezember 2011) die jährlich stattfindende Verbandsgala in Hamburg, bei der ausgesuchte Business-Event-Konzepte des Vorjahres ausgezeichnet werden, die von Mitgliedsunternehmen in die Realität umgesetzt wurden. Eingeladen werden sollen zu dieser ausgelassenen Feier in der Regel bis zu 300 Besucher aus der Agenturenszene, von Zulieferern und aus der Fachpresse.
Die Ausrichtung wird im November 2010 verbandsintern als bezahlte Wettbewerbspräsentation (Pitch) an drei Mitgliedsagenturen ausgeschrieben. Als Projektmanagerin arbeiten Sie bei der Juniversal und sollen das Konzept für die Pitch-Präsentation zum 15. Januar 2011 vorbereiten. Hierbei treten noch zwei weitere Agenturen aus Köln und Hamburg an.
(Anmerkung des Autors: Realitätsnahe Vorlage für diesen IHK-Sachverhalt ist der damals noch existierende Verband FME - Forum Marketing Eventagenturen. Dieser richtete jährlich den EVA - Eventaward aus; hier wurden in verschiedenen Kategorien ausgewählte Eventmarketing-Konzeptionen von Mitgliedern prämiert. Tatsächlich wurde jedes Jahr ein interner Pitch ausgeschrieben und die jeweilige Gewinneragentur organsierte dann den entsprechenden Award.)
Das Kurzbriefing
Datum: 6.12.2011, ab 19 h
Teilnehmerzahl: ca. 300 Besucher
Ort: Hamburg, in angesagter Location
Programmwünsche: Moderatoren-Duo, Impulsvortrag durch Key-Note-Speaker, Preisverleihung in fünf Bereichen, Networking-Possibilities, kurze Künstlergigs, Cateringbuffet, fette Party am Schluss
Die ausgeschriebene Gala soll bereits zum zehnten Mal stattfinden.
Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, rechtliche Rahmenbedingungen, Nachbereitung von Veranstaltungen
1. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 18 Punkte)
Frage 1.1 (6 von 18 Punkten)
Im Rahmen des Rückbriefings sollen sechs Charaktermerkmale möglicher Gäste genannt werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen
Lösungsansatz
(Der Prüfer fragt hier eher allgemeine Zielgruppenmerkmale für diese Veranstaltung ab. Folgende Merkmale können genannt werden - sechs davon, ggf. strukturiert, nennen):
- Persönliche Merkmale: Lebensalter, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Religion
- Gesellschaftliche Merkmale: Milieu, Status, Bildungsstand
- Berufliche Merkmale: Branche, Funktion im Unternehmen, Eventbezug, Spezialisierung
Frage 1.2 (4 von 18 Punkten)
Es sollen zwei potenzielle Ziele für das Event aufgeschrieben werden, die der "SMART"-Formel entsprechen.
Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 2 Formulierungen
Lösungsansatz
SMART-Formel = Ziele sollen zu Projektbeginn spezifisch, messbar, angemessen, realistisch bzw. relevant und terminiert formuliert werden, dann im Rahmen des Projektmanagements laufend überprüft und anschließend nachbereitet werden.
Eine mögliche Lösung:
Spezifische Zielformulierung: Neben möglichst allen Mitgliedsagenturen sollen auch Entscheider von großen Kundenunternehmen sow
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