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Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte von Klinger, Michael A. (eBook)

  • Erscheinungsdatum: 18.11.2011
  • Verlag: Vahlen
eBook (ePUB)
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Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen

Für jeden Unternehmer ein Muss Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes 'Internes Kontrollsystem' (IKS) erreichen. Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS Beispiele für Organisationsanweisungen Die Autoren Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg. Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.

Produktinformationen

    Format: ePUB
    Kopierschutz: watermark
    Seitenzahl: 143
    Erscheinungsdatum: 18.11.2011
    Sprache: Deutsch
    ISBN: 9783800644308
    Verlag: Vahlen
    Größe: 3544 kBytes
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Das Interne Kontrollsystem im Unternehmen

5 Gliederung des Internen Kontrollsystems

Das IKS lässt sich wie folgt gliedern:

Die vorstehende Gliederung zeigt deutlich, dass aus wirtschaftlichen Überlegungen (Kosten/Nutzen) der selbsttätigen Sicherung der Vorzug gegenüber der Überwachung durch Personen zu geben ist. Die selbsttätige Sicherung muss, wie bereits erwähnt, aus zwangsläufig wirksamen Kontrollmaßnahmen bestehen. Diese können einerseits in die betrieblichen Organisationsabläufe eingebaut sein und/oder durch Verwendung von Organisationsmitteln erreicht werden.
5.1 Zwangsläufige Sicherung durch organisatorische Maßnahmen

Das wird erreicht durch: Regelung der Arbeitsabläufe

Vorgänge, die täglich in anderer Form, von anderen Personen und mit anderen Hilfsmitteln erledigt werden, bieten wesentlich mehr Möglichkeiten für unbewusste oder bewusste Fehler als Vorgänge, deren Bearbeitung im Einzelnen durch die betriebliche Ordnung vorgegeben ist. Das IKS muss daher darauf abzielen, die individuelle und häufig wechselnde Bearbeitung gleichartiger Sachverhalte durch eine fest gefügte Ablauforganisation zu ersetzen. Alle Arbeitsgänge, die für die Bearbeitung eines Vorgangs innerhalb der Gesellschaft erforderlich sind, müssen in ihrer Reihenfolge geordnet, durch detaillierte Organisations- und Arbeitsanweisungen schriftlich geregelt und durch Vorgabe gedruckter Belege und Formulare möglichst schematisiert sein, so dass ein zwangsläufiger Arbeitsablauf entsteht. Jedes Verlassen dieses Zwangsablaufes muss dann notwendigerweise zu Störungen führen, die einer Kontrollinstanz zu melden und von ihr zu beseitigen sind. Ablaufregelungen können z.B. Dienstanweisungen zur Kassenführung, Einkaufsabwicklung, Inventurabwicklung, Bankvollmachten etc. sein.

Jede Richtlinie und Arbeitsanweisung muss notgedrungen gewisse Abweichungen akzeptieren. Diese Abweichungstoleranzen müssen jedoch eindeutig festgelegt und bekannt gemacht sein (z.B. tolerierte Inventurdifferenzen, Kassenmankos, Ladenhüteranteil etc.).
5.1.1 Stellenbeschreibung

Ziel, Kompetenz, Aufgaben und Verantwortung einer Stelle im Unternehmen regelt man sinnvoll durch Stellenbeschreibungen. Besonders für Führungskräfte sollten Stellenbeschreibungen vorhanden sein.
5.1.2 Vollmachten und Befugnisse

Wenn entsprechende Stellenbeschreibungen im Unternehmen fehlen oder als nicht notwendig erachtet werden, sollten wenigstens die Vollmachten und Befugnisse der einzelnen Stelleninhaber schriftlich festgehalten sein.
5.1.3 Bewilligungen

Für sensible Geschäftsfälle oder gefahrvolle Arbeitsabläufe sollten besondere Bewilligungen und Verfahren in Schriftform vorgesehen sein. Das gilt z.B. für Geld- und gefährliche Transporte, Investitionen, Lagerung wertvoller bzw. diebstahlgefährdeter Produkte und Waren etc.
5.2 Organisationsgrundsätze

Eine ordnungsgemäße Geschäftsführung setzt voraus, dass das Unternehmen entsprechend organisiert ist. Die Organisation des Unternehmens ist die Grundlage dafür, dass die Aufgaben und Unternehmensziele möglichst optimal wahrgenommen werden können. Bei der Schaffung von konkreten Verantwortungsbereichen gelten jedoch die Grundsätze der Organisationslehre, die eingehalten werden müssen, damit sie den Anforderungen des IKS entsprechen.

Das sind die folgenden Kriterien:
5.2.1 Trennung von Funktionen, die unvereinbar sind

Dieser Grundsatz besagt, dass Funktionen, die im Sinne der Aufgabenstellung des IKS nicht miteinander vereinbar sind, nicht in einer Person (bzw. Abteilung) vereinigt sein dürfen.

Dieser Grundsatz verlangt, dass folgende Funktionen

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